Privacy en dossiervoering

Wanneer je cliënt van JENS bent of wilt worden dan deel je persoonsgegevens met ons. Wij zetten ons in om de persoonlijke levenssfeer en privacy van onze cliënten te beschermen. In deze privacyverklaring leggen we graag uit welke gegevens we van je verzamelen, waarom we deze nodig hebben, wat we hiermee doen en welke rechten je hebt. Kortom; hoe gaan we om met jouw persoonsgegevens en privacy?

Wat zijn persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens valt alles waardoor wij kunnen zien óf waardoor we kunnen achterhalen dat jij het bent. Dit zijn directe persoonsgegevens, zoals je naam, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook gegevens waardoor we gemakkelijk kunnen achterhalen dat bepaalde gegevens of acties bij jou horen, zoals je IP-adres. Wanneer je een formulier invult op de website of zelfs wanneer je alleen onze website bezoekt, geef je ons de beschikking over jouw persoonsgegevens. Daarnaast zijn er bijzondere persoonsgegevens. Zoals informatie over gezondheid of beperking. Bijzondere persoonsgegevens krijgen extra bescherming.


Wie zijn wij?

JENS is een samenwerkingsverband dat verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens van alle stichtingen die onder JENS vallen . Denk hierbij aan XONAR, Mondriaan, Radar, Koraal, Alcander, Welsun en Meander

Hieronder vind je onze contactgegevens. Zo kun je ons te allen tijde bereiken wanneer je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of gebruik wilt maken van jouw rechten:

JENS
T.a.v. de Privacy Functionaris
Heerlerbaan 142
6418 CJ Heerlen 
Email privacy@jenshelpt.nl 
 

Met wie wisselt JENS jouw gegevens uit?

JENS werkt samen met andere organisaties, bijvoorbeeld gemeenten, scholen en andere zorgaanbieders. Soms is het voor JENS noodzakelijk om jouw persoonsgegevens te delen met of op te vragen bij deze organisaties. Wij doen dit alleen als hiervoor een geldige reden is en als dit noodzakelijk is. Deze organisaties mogen je gegevens uitsluitend gebruiken voor het uitvoeren van de desbetreffende diensten en mogen jouw gegevens niet zelfstandig gebruiken of doorgeven.

Ook kan het zijn dat we door overheidsinstanties of andere partijen wettelijk worden verplicht om jouw gegevens af te staan. We delen dan alleen de strikt noodzakelijke gegevens. Op grond van zorgwetgeving is JENS bijvoorbeeld verplicht persoonsgegevens te verstrekken aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd over calamiteiten die hebben plaatsgevonden.


Hoe lang bewaart JENS jouw gegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het instroomproces en de realisatie van de hulpverlening, of zolang als wettelijk verplicht is. Zo bewaart JENS jouw hulpverleningsdossier vijftien jaar. Dit doen we in het kader van de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) of de Jeugdwet.


Hoe beveiligen wij je persoonsgegevens?

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens goed te beveiligen tegen verlies of diefstal. Ook zorgen wij ervoor dat jouw gegevens alleen worden verwerkt door mensen of organisaties die dat mogen. Zo heeft JENS met de gemeente duidelijke afspraken gemaakt over welke gegevens mogen worden uitgewisseld. Medewerkers van JENS die toegang hebben tot je gegevens, hebben tevens een geheimhoudingsplicht. Met organisaties met wie wij je gegevens delen, leggen wij vast dat zij dezelfde beveiligingsmaatregelen treffen.


Waarvoor gebruikt JENS jouw persoonsgegevens?

JENS verwerkt jouw persoonsgegevens voor verschillende doelen. De belangrijkste doelen zijn hieronder kort beschreven:

  • Goede en veilige jeugdhulp te kunnen verlenen;
  • Afspraken te maken, te wijzigen of af te zeggen;
  • Met jou in contact te treden en te reageren op gestelde vragen;
  • Te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • Een juiste administratie te voeren en activiteiten van intern beheer;
  • Verschuldigde bedragen te kunnen berekenen, vast te leggen en te innen;
  • Complimenten, klachten en claims te kunnen afhandelen;
  • Voor kwaliteitsverbetering en/of bij te dragen aan onderzoek voor wetenschappelijke doeleinden;
  • Jou te informeren over relevant nieuws over de dienstverlening van JENS;
     

Wat zijn jouw rechten?
 

Te allen tijde heb je het recht om in te zien welke gegevens wij van je hebben. Zodra je aan ons kenbaar maakt dat je jouw gegevens wilt inzien, verstrekken wij deze uiterlijk binnen één maand.

Ook heb je het recht om jouw persoonsgegevens door JENS zo te laten wijzigen of om ze te laten verwijderen. Voor het wijzigen of verwijderen van jouw gegevens geldt dezelfde termijn als voor het inzien van de gegevens. Krijg je een vorm van hulpverlening van JENS? In dat geval hebben wij jouw gegevens nodig voor het uitvoeren van deze hulp en kunnen we deze (nog) niet verwijderen.

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens van ons te ontvangen, zodat je deze gemakkelijk kunt overdragen aan een andere organisatie. Ook kun je ons vragen de informatie rechtstreeks over te dragen aan een derde partij. Dit geldt alleen voor gegevens waarvoor je ons toestemming hebt gegeven om ze te verwerken en voor gegevens die nodig zijn om een overeenkomst uit te voeren.

Voor meer informatie verwijzen wij je naar de website: https://www.hulpbijprivacy.nl

Hoe kun je gebruik maken van je privacy-rechten?

Je inzage recht kun je zelf uitoefenen door gebruik te maken van de digitale omgeving van JENS genaamd "Jouw omgeving". Hierin wordt op transparante wijze inzichtelijk gemaakt welke persoonsgegevens wij van jou gebruiken in jouw hulpverleningsdossiers en wie hier toegang toe hebben.

Om gebruik te maken van je overige rechten kun je een schriftelijk verzoek indienen bij de Privacy Functionaris van JENS via privacy@jenshelpt.nl.

JENS beantwoordt jouw vraag of verzoek uiterlijk binnen één maand. Als het meer tijd kost, dan informeren we je hier binnen één maand over.


Hoe weet JENS dat jij het bent?

Als je JENS een vraag stelt of een verzoek doet, kunnen wij vragen om bewijs van jouw identiteit. Dit doen wij om te voorkomen dat we jouw persoonsgegevens aan een verkeerde persoon of organisatie sturen of verkeerde wijzigingen aanbrengen in jouw persoonsgegevens.


Hoe en waar kan ik een klacht indienen?

Wanneer je het niet eens bent met de wijze waarop JENS omgaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je een klacht bij ons indienen. Wanneer wij er onderling niet uitkomen heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.


Hoe weet ik dat er wijzigingen zijn?

Wij kunnen deze informatie van tijd tot tijd wijzigen. We raden je aan onze website regelmatig te controleren op updates.

Laatste wijziging: 4-4-2019